На завершающей стадии выявления мошенничества желательно составить докладную записку или отчет. В этом документе следует отразить выводы штатного аудитора фирмы (или представителя службы безопасности) относительно того, имеется ли достаточная информация для начала расследования. В нем также нужно перечислить все факты, на основе которых было принято данное решение.

Итоговый отчет (в письменной форме) должен быть представлен после завершения расследования. В него должны быть включены все выявленные факты, выводы, рекомендации и меры, необходимые для выправления положения. В отчете службы внутрифирменного аудита следует перечислить все существенные факты относительно того, кто, что именно, где, когда, каким образом и почему совершил. В нем должны также присутствовать рекомендации по усилению внутрифирменного контроля — в целях уменьшения возможностей для повторений подобных случаев в будущем. Структура подобного отчета не предусматривает рекомендаций по возможным дисциплинарным и другим мерам касательно подозреваемых в мошеннической или другой незаконной деятельности, даже если в ходе расследования были получены неопровержимые улики. Вместе с тем руководитель службы внутрифирменной безопасности или данный аудитор (обычно руководитель подразделения внутрифирменного аудита) в большинстве случаев принимает участие в процессе принятия решения относительно этих возможных дисциплинарных или иных мер, внося свои предложения.

При составлении заключительного отчета следует обратить особое внимание на то, чтобы общий его тон не был бы ни обвинительным, ни оправдывающим. Даже если в ходе расследования были получены письменные заявления о признании вины в совершении данного деяния или в соучастии в нем, эти документы не могут являться доказательствами до их признания таковыми в ходе судебного заседания. Это относится даже к тем случаям, когда руководство на основе письменного признания предпринимает меры дисциплинарного воздействия. В отчетах, где имеются документы о признании вины, следует лишь допускать наличие определенных свидетельств о совершении тех или иных действий, а не утверждать это категорически. Нужно также обратить особое внимание на язык изложения, не допуская субъективных, подстрекающих, клеветнических и других непроверенных высказываний. Для того чтобы отчет был объективным, основанным на фактах и свободным от субъективности, его следует строить на «предполагаемых», «сомнительных» действиях, обстоятельствах и т.п. Соответственно и рассматриваемые в отчете события должны оцениваться только как «возможные». Если в ходе проверки указанные факты находят свое подтверждение, то в отчете могут присутствовать фразы типа:

а) «Расследование, проведенное службой безопасности, вскрыло наличие обстоятельств, подтверждающих полученное заявление».

б) «Расследование, проведенное службой внутрифирменного аудита, позволяет сделать вывод о большой вероятности правдивости заявления и оправданности подозрений».